Geschäftliche E-Mails oder Mails zwischen Mitarbeitern können schon so lustige Sachen ans Tageslicht bringen. Man muss bei Mails ja nicht gleich Romane schreiben, aber im Telegrammstil ist es nicht die feine Art.
Bei vielen E-Mails vermisst man auch definitiv die gute Kinderstube. Fehlende Anreden, kein Betreff, schnippische Wortwahl (man will sich ja kurz halten).

Eine Mail sollte aber wie ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat eine gewisse Form von Anstand beinhalten und gewisse Anforderungen erfüllen.

Wie würdest Du reagieren, wenn Du eine E-Mail bekommst, die wie folgt lautet:

Hallo,
brauche die Aufstellung – noch heute.

Danke
….

Kein Betreff, keine korrekte Anrede, keine Höflichkeitsform. Ein absolutes No-Go. Auch wenn es nur an einen Kollegen geht, ist dies eine absolute Frechheit und verärgert den Empfänger. Ganz zu schweigen wenn diese Mail an einen Kunden auf diese Weise geschrieben wird.

Email

Wir möchten Dir hier einige Tipp geben, wie Du eine E-Mail schreibst, in welcher Du die Form, einen sogenannten „E-Mail-Knigge“ bewahrst.

Zuerst das wichtigste: Schreibe nur solche E-Mails, die Du auch selbst gerne erhalten würdest. Nur so ist gewährleistet, dass Du mit deiner Nachricht keinen verärgerst.

Betreff

Der Betreff umfasst mit sehr wenigen Worten den Inhalt Deiner Mail. Keine lange Litanei, nein zwei bis fünf Worte, welche dem Leser sofort sagt, was Du möchtest. Aufgrund dessen ist auch möglich, dass die E-Mail im Spam Ordner wandert, wenn der Betreff fehlt.
Eine Mail ohne Betreff sagt auch aus, dass der Schreiber sich wenig Gedanken macht und sich mit der Mail keine Mühe gegeben hat.
Also nicht nur dass es unhöflich ist, wenn der Betreff fehlt, sondern es sagt auch über die Manieren beziehungsweise Kompetenz des Schreibers etwas aus.

Anrede

In der E-Mail darf eine Anrede nie fehlen. Auch wenn der elektrische Brief kurz gehalten werden soll, an Höflichkeit darf es nicht mangeln.
Achte darauf, dass Du auch die richtige Anrede verwendest. Also nicht nur ein Hallo oder Grüß Gott Herr Soundso, vergesse nie den Titel (zum Beispiel: Sehr geehrter Herr Prof. Müller…). Hier kannst Du gerne die Abkürzungen verwenden.
Dem Empfänger wird sofort klar, dass Du Dir wirklich die Mühe gemacht hast festzustellen, ob der Empfänger/ die Empfängerin einen Titel trägt. Wenn Du direkt angesprochen wirst, interessiert die Mail auch gleich ganz anders, als mit einem saloppen Servus.

Die E-Mail selbst

Zu allererst: Achte sehr auf die Rechtschreibung und Grammatik. Fehlerhafte Mails führen entweder zu Lachkrämpfen, die dazu führen, dass Dein Schreiben nicht ernst genommen wird oder eher zu einer Ignoranz. Beides dient bestimmt nicht Deinem Zweck.

Je wichtiger die Mail ist, solltest Du Dir auch Mühe geben und alles zweimal durchlesen. Der Sachverhalt ist sehr wichtig und Du solltest in kurzen Sätzen erklären, was Du genau möchtest. Um die Lesbarkeit für den Empfänger zu erhöhen, sind kürzere Sätze besser, die Du in kleinere Abschnitte unterteilst. Riesige Textblöcke ermüden den Leser und das Interesse geht eher zurück. Auch kleinere Aufzählungen lockern das ganze auf und erhöhen die Lesbarkeit.
Schriftformat und Schriftgröße sollten einheitlich sein, um die Seriosität Ihrer Mail wieder zuspiegeln. Eventuell wichtige Sätze oder Hinweise können gerne mal Fett oder kursiv gemacht werden.

Der finale Gruß

Wenn Deine E-Mail bis dahin gut angekommen ist, sollte der finale Gruß nicht noch alles kaputt machen. Ein kurzes Mit freundlichen Grüßen ist zwar schon ganz gut, aber sehr förmlich. Ein abschließender Gruß mit “Viele Grüße aus dem schönen Nürnberg” verleiht dem ganzen einen persönlichen Touch und freut Dein Gegenüber am Bildschirm. Also auch hier gilt: nicht zu locker schreiben wie Also bis denne. Das kommt nicht gut und je nach Empfänger (zum Beispiel Vorgesetzter) wird man Dir das übel nehmen.

Zusammenfassung:

Auch wenn Du ein lockerer Typ bist, schreibe Deine E-Mail an Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartnern so, wie Du gerne eine Mail lesen würdest. Betreff, Anrede und Finalgruß sollten nicht fehlen und seriös rüberkommen. Rechtschreib- oder Grammatikfehler dürfen keinesfalls enthalten sein und die Mail muss das aussagen, was Du auf dem Herzen hast. Dann steht einer optimalen Kommunikation im Büro per Mail nichts im Wege